Відповідно ст. 19 Закону України «Про топографо-геодезичну і картографічну діяльність» юридичні та фізичні особи зобов’язані безоплатно передавати у Державний картографо-геодезичний фонд України один екземпляр копій створених ними геодезичних, топографічних, картографічних, гідрографічних, аерозйомочних матеріалів з додержанням вимог законодавства про авторське право.

Згідно постанови Кабінету Міністрів України від 22.07.1999 № 1344 «Про затвердження Положення про порядок надходження, зберігання, використання та обліку матеріалів Державного картографо-геодезичного фонду України» до Держкартгеофонду передаються топографо-геодезичні та картографічні матеріали незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, які знаходяться і зберігаються на території України, мають наукову, історико-культурну цінність, визначені такими відповідною експертизою і зареєстровані у порядку, передбаченому Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

Суб’єкти підприємницької діяльності, які виконують на території України картографічні, геодезичні, гравіметричні, аерозйомочні роботи тощо, зобов’язані безоплатно передавати Держкартгеофонду копії матеріалів виконаних робіт для архівного зберігання. Копії матеріалів повинні бути виготовлені у формі і на носіях, що забезпечують довгострокове зберігання та подальше їх використання.

На підставі Наказу Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру № 332 від 12.12.2016 року «Про покладення функцій з ведення Державного картографо-геодезичного фонду України» функції з ведення Державного картографо-геодезичного фонду України виконує державне науково-виробниче підприємство «Картографія», яке належить до сфери управління Держгеокадастру.