Відповідно до статей 8 та 23 Закону України «Про топографо-геодезичну і картографічну діяльність» (далі – Закон № 353-XIV), підпункту 4 пункту 4 Положення про Головне управління Держгеокадастру у Харківській області, затвердженого наказом Держгеокадастру від 23.12.2021 № 603 (у редакції наказу Держгеокадастру від 10.09.2025 № 438), Головне управління відповідно до покладених на нього завдань здійснює державний геодезичний нагляд за топографо-геодезичною і картографічною діяльністю.

Частиною першою статті 18 Закону № 353-XIV встановлено, що астрономо-геодезичні, нівелірні, гравіметричні, картографічні, аерозйомочні та інші роботи у цій сфері підлягають обов’язковому державному обліку з метою збирання матеріалів, їх оброблення, зберігання та використання (далі – виконавці робіт).

Порядок ведення державного обліку топографо-геодезичних і картографічних робіт затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 1 вересня 2023 р. № 938. Дія цього Порядку поширюється на юридичних та фізичних осіб, що є суб’єктами топографо-геодезичної і картографічної діяльності, які виконують на території України топографо-геодезичні та картографічні роботи загальнодержавного та спеціального призначення.

Пунктом 5 Порядку встановлено, що виконавці топографо-геодезичних і картографічних робіт зобов’язані повідомляти Держгеокадастр через національний геопортал національної інфраструктури геопросторових даних (далі – НІГД) про:

початок виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт до початку їх виконання;

завершення виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт після їх виконання.

Подання до Держгеокадастру через національний геопортал НІГД повідомлення про початок виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт, повідомлення про завершення виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт, заяви про внесення змін до повідомлення, заяви про відкликання повідомлення здійснюється з використанням електронного сервісу національного геопорталу НІГД та засвідчується кваліфікованим електронним цифровим підписом виконавця робіт та кваліфікованим електронним цифровим підписом сертифікованого інженера-геодезиста, який працює у виконавця робіт за основним місцем роботи та є відповідальним за якість результатів топографо-геодезичних і картографічних робіт.

У повідомленні про початок виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт зазначаються  відомості про замовника та виконавця робіт; відомості про наявність у виконавця робіт технічного та технологічного забезпечення та сертифікованого інженера-геодезиста, який працює у нього за основним місцем роботи та є відповідальним за якість результатів топографо-геодезичних і картографічних робіт; відомості про види, строки та територію запланованих до виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт, а також відомості про результати топографо-геодезичних і картографічних робіт, які планується отримати.

У повідомленні про завершення виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт зазначається інформація про одержані результати топографо-геодезичних і картографічних робіт.

Реєстрація повідомлення про початок виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт, повідомлення про завершення виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт, заяви про внесення змін до повідомлення, заяви про відкликання повідомлення здійснюється Держгеокадастром через національний геопортал НІГД у день їх надходження, на підтвердження чого видається електронна довідка про державний облік топографо-геодезичних і картографічних робіт з унікальним реєстраційним номером.

Відмова у здійсненні реєстрації повідомлення про початок виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт, повідомлення про завершення виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт надається в разі з’ясування фактів подання неправдивих відомостей, призупинення дії кваліфікаційного сертифіката або невідповідності кваліфікації сертифікованого інженера-геодезиста напряму виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт. Також відмова у здійсненні реєстрації повідомлення про завершення виконання топографо-геодезичних і картографічних робіт надається за відсутності зареєстрованого повідомлення про початок виконання таких робіт.

Повідомлення про відмову надається в електронному вигляді особі, що надіслала таке повідомлення, із зазначенням підстави відмови.